Właściwe rozdzielenie obowiązków w dziale księgowym przekłada się na sprawne realizowanie wszystkich zadań. Ma to istotne znaczenie w przypadku tych procedur, które trzeba przeprowadzać cyklicznie. Przykładem może być tutaj zamknięcie miesiąca. O ile w przypadku małych podmiotów przygotowanie rozliczeń nie stanowi większego problemu, sprawa staje się trudniejsza wraz ze stopniem skomplikowania organizacji danego przedsiębiorstwa. Kluczem do efektywnego prowadzenia rachunkowości jest komunikacja między pracownikami oraz odpowiedni podział zadań. Dlaczego?
Z jakimi wyzwaniami spotyka się dział księgowy w dużej firmie?
Firmy, które zatrudniają kilka tysięcy pracowników mierzą się z bardzo dużą liczbą dokumentów każdego miesiąca. Możemy wyróżnić cztery główne etapy ich procesowania. Pierwszym z nich jest zazwyczaj przepisanie danych z dokumentów do programu księgowego. Jako drugi etap wyróżnia się dekretację dokumentów, czyli nadanie im właściwego biegu – zgodnie z przyjętymi procedurami. Trzeci etap to księgowanie ich w specjalnie do tego przygotowanym programie księgowym. Ostatnim krokiem jest ich właściwa archiwizacja. Oprócz standardowego obiegu pism i ich bieżącej ewidencji, niemałym wyzwaniem dla przedsiębiorstw jest terminowe zamknięcie okresu rozliczeniowego.
Procedura zamknięcia miesiąca – dlaczego nastręcza trudności?
Comiesięczne rozliczenia są dla wielu przedsiębiorców utrapieniem. Trudność związania z rozliczeniem miesiąca polega na konieczności zaksięgowania dużej liczby dokumentów w bardzo krótkim czasie. W tym terminie dział księgowy ma także za zadanie przygotować precyzyjnie wyliczone rozliczenie. Pracownicy odpowiedzialni za księgowość zajmują się również pozyskiwaniem i podsumowaniem na koniec miesiąca zestawień z innych działów. A te z kolei najczęściej w tym samym czasie przygotowują własne raporty związane z rozliczeniem wyników. Odpowiednie przeprowadzenie zadań związanych z zamknięciem miesiąca wymaga więc współpracy wielu pracowników często z różnych struktur organizacji firmy. Kiedy brakuje wytycznych, odpowiedniego podziału pracy i wzajemnej komunikacji – pojawiają się opóźnienia, które często są źródłem niepotrzebnego stresu.
Jak usprawnić pracę działu księgowego w firmie zatrudniającej tysiące pracowników?
Najważniejszy jest podział zadań wśród pracowników zajmujących się rozliczeniami księgowymi. Tylko właściwa komunikacja wewnątrz zespołu może zagwarantować odpowiednie funkcjonowanie działu rozliczeń. Nie bez znaczenia jest także uszeregowanie obowiązków we właściwej kolejności. Usystematyzowany podział zadań w księgowości mogą usprawniać programy komputerowe takie jak FlexiClosing. To nowoczesne rozwiązanie IT wspiera zamknięcie miesiąca w przedsiębiorstwie poprzez możliwość podziału i zindywidualizowania zadań do wykonania. Dzięki niemu możemy wprowadzić formalną procedurę zamknięcia miesiąca i ustalić priorytety dla poszczególnych zadań. Korzystając z FlexiClosing, otrzymujemy dostęp do spersonalizowanego systemu powiadomień i platformy, która umożliwia komunikację on-line pomiędzy pracownikami.
Nawet dział księgowy w przedsiębiorstwie zatrudniającym tysiące pracowników może działać szybko i sprawnie, jeśli jest odpowiednio zorganizowany. Klucz do sukcesu to właściwy podział zadań pomiędzy pracownikami oraz wzajemna komunikacja. Warto skorzystać także z nowoczesnych technologii, które zdecydowanie usprawniają pracę działu księgowego i ograniczają ryzyko pomyłek do minimum.
Inspirowane: Flexisolutions.pl – e sprawozdania finansowe
