Prowadzisz firmę i toniesz w ogromnej liczbie dokumentów, które należy zarchiwizować? Chcesz zoptymalizować ten proces, ale nie wiesz do końca jak? Odpowiedzą na Twoje problemy jest elektroniczne archiwum dokumentów. Na czym polega? Odpowiedź na to pytanie znajdziesz w poniższym artykule.
Jak wybrać odpowiednią metodę archiwizacji dokumentów?
Metod właściwej archiwizacji dokumentów jest bardzo wiele – wybór tej odpowiedniej zależy przede wszystkim od profilu działalności, jaką prowadzisz. Aby efektywnie zarządzać dokumentami w firmie, warto także zwrócić uwagę na podział obowiązków jaki w niej panuje oraz wybraną metodę zarządzania zasobami. Działanie biurowego archiwum opiera się także na właściwej organizacji dostępu do archiwizowanych materiałów i czasu potrzebnego na wyszukanie pożądanych informacji.
Najczęściej wykorzystywana metoda archiwizacji dokumentów firmowych
Najczęściej wykorzystywaną metodą archiwizacji dokumentów firmowych jest nadanie im odpowiedniej nazwy czy kodu, a następnie uszeregowanie we właściwym katalogu. Segregatory są ustawiane na półkach obok kolejnych, w których przechowywane są dokumenty znajdujące się w odrębnej kategorii. Nie wydaje się to zbyt skomplikowane, natomiast przy dużej liczbie dokumentów takie postepowanie może okazać się zgubne – człowiek nie jest w stanie zapanować nad właściwą archiwizacją dokumentów, jeśli wciąż będzie wszystko robił ręcznie. Dlatego właściciele firm coraz częściej sięgają po gotowe, internetowe narzędzia, które posiadają dokładnie rozpisane procesy archiwizacji dokumentów.
Poznaj system do internetowej archiwizacji danych – DMS
Wirtualna przestrzeń do przechowywania dokumentów jest idealnym rozwiązaniem dla przedsiębiorstw rozwijających się oraz takich, które już osiągnęły pewien poziom ekspansji. Takie metody archiwizacji nazywa się systemami DMS – dzięki nim stworzysz odpowiedni program informatyczny, który dopasujesz do specyfiki procesów zachodzących w Twojej firmie. Jeśli nie będziesz w stanie zrobić tego samodzielnie, zawsze możesz liczyć na pomoc specjalistów z danej firmy oferującej produkt DMS. Systemy DMS są rozwiązaniem uniwersalnym – sprawdzają się w każdej branży.
Zalety wprowadzenia systemu DMS
Jakie są podstawowe zalety wprowadzenia systemu DMS? Dzięki niemu zapewniasz sobie kompleksową ewidencję firmowej dokumentacji, nie tylko jej odpowiednią i wygodną archiwizację. Elektroniczne zarządzanie pismami sprawdza się w każdym przedsiębiorstwie – małym, średnim oraz dużym. Dużą korzyścią z wdrożenia systemu DMS jest ujednolicona klasyfikacja akt – dzięki czemu jesteś w stanie szybko wyszukać odpowiednie pismo, nawet jeśli w archiwum są ich tysiące.
Podsumowanie
Elektroniczna archiwizacja dokumentów jest bardzo istotna dla wszystkich przedsiębiorców, którzy cenią sobie ciągłą optymalizację swojej pracy. Implementacja takiego rozwiązania nie wymaga zbyt długiego czasu, a podczas całego procesu jesteś wspierany przez doświadczony zespół doradców. Sprawdź jak łatwo pracuje się z systemem DMS. Zamów go już dziś!
